Πώς να οργανώσεις τη χαρτούρα και τα έγγραφα του σπιτιού
Το 2023 ξεκινάμε δυναμικά, βάζοντας τη ζωή μας σε ταξη!
Χρειάστηκε ποτέ να ψάξεις για μια σημαντική απόδειξη ή οικογενειακό αρχείο και μη μπορείς να θυμηθείς πού θα μπορούσες να το έχεις αφήσεις;
Έχεις βαρεθεί να ανακατεύεις τις στοίβες γύρω από τον πάγκο της κουζίνας ή το γραφείο σου;
Ίσως δεν είσαι σίγουρος/η για το πόσο καιρό πρέπει να κρατήσεις σημαντικά έγγραφα. Και τα κρατάς μόνο σε περίπτωση που τα χρειαστείς για κάποια δημόσια υπηρεσία.
Εάν κάποιο από αυτά τα κοινά προβλήματα νιώθεις πως καθρεφτίζει την καθημερινότητα σου, διαβάσε παρακάτω… Έχω απλές λύσεις για την ακαταστασία των εγγράφων που λειτουργούν.
Το πρόβλημα με την ακαταστασία των εγγράφων
Μπορεί να σου κοστίσει χρήματα… πραγματικά χρήματα.
Για παράδειγμα: Πρόσφατα έληξε η συνδρομή σου σε μία υπηρεσία. Ήταν ώρα για ανανέωση και πρέπει να βρεις ένα αντίγραφο για να προβείς στην ανανέωση. Θυμάσαι πως το είχες δεις τελευταία φορά μαζί με κάτι διαφημιστικά και σκέφτηκες να το “βολεψεις” κάπου. Αλλά το έγγραφο ήρθε πριν μερικούς μήνες…
Μάλλον μπορείς να μαντέψεις τι συνέβη στη συνέχεια. Το έγγραφο ανακατεύτηκε στο γραφείο με ένα σωρό από έγγραφα, διαφημιστικά, κλπ. Και τώρα που ήρθε η ώρα ανανέωσης, δεν έχεις ιδέα πού είναι στην πραγματικότητα!
Εκτός από όλη την ανεπιθύμητη αλληλογραφία που πρέπει να ταξινομήσεις, σημαντικά οικονομικά έγγραφα προσγειώνονται στο γραμματοκιβώτιό σου. Πράγματα όπως η κάρτα ασφάλισής σας που πρέπει να βάλεις στο όχημά σου. Τιμολόγια φόρου ακίνητης περιουσίας, εκκαθαριστικά, αποδείξεις, ενφια και πάει λέγοντας.
Εάν δεν έχεις εγκατεστημένο σύστημα για να αρχειοθετείς ή να προβαίνεις σε ενέργειες σχετικά με αυτά τα έγγραφα. Μπορεί να σου κοστίσουν απώλεια εισοδήματος ή πρόστιμα. Κανείς δεν το θέλει αυτό!
Αυτή η ακαταστασία μπορεί επίσης να σου κοστίσει χρόνο
Πόσες φορές έχεις ψάξει στον ίδιο σωρό αναζητώντας έναν λογαριασμό, ένα σχολικό χαρτί για ένα παιδί ή ακόμα και μια διεύθυνση, ώστε να μπορέσεις να στείλεις μια χριστουγεννιάτικη κάρτα.
Επιτρέποντας τη χαρτούρα να γίνει τέρας θα κλέψει πολύτιμο χρόνο.
Η παγίδα ακαταστασίας εγγράφων
Φαίνεται ότι το χαρτί προσελκύει περισσότερο χαρτί και πολλαπλασιάζονται. Υπάρχουν πιθανώς, περιοχές στο σπίτι σου που συλλέγουν όλα τα τυχαία κομμάτια αλληλογραφίας, αποδείξεις και σημαντική αλληλογραφία από ποιος ξέρει από πού!
Ποιος έχει χρόνο για κυνηγητό εγγράφων.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθεις τι να κρατήσεις τι να πετάξεις. Θα μιλήσουμε επίσης για μια διαδικασία ώστε να μη χάνεσαι μέσα σε από το χάος της ανεπιθύμητης ακαταστασίας εγγράφων!
Βήμα 1: Ξεφορτώσου πρώτα την ακαταστασία
Μπορείς να αντιμετωπίσεις την ακαταστασία εγγράφων με διάφορους τρόπους. Εάν έχεις πολλούς σωρούς χαρτιών σε διάφορα σημεία σε όλο το σπίτι σου, μπορείς να ξεκινήσεις ένα δωμάτιο ή ένα σωρό κάθε φορά. Εναλλακτικά, μπορείς να συγκεντρώσεις την ακαταστασία των εγγράφων και να το αντιμετωπίσεις ταυτόχρονα. Είμαι ένα είδος κοριτσιού, οπότε μαζεύω το σωρό από την κουζίνα και τις 107 στοίβες στο γραφείο μου και τα εξετάζω όλα ταυτόχρονα!
Για να αντιμετωπίσεις το χάος, πρέπει να το ταξινομήσεις στους ακόλουθους σωρούς:
Πράξη – οτιδήποτε απαιτεί δράση, πληρωμή, παρακολούθηση, κλήσεις κ.λπ.
Αρχείο – οτιδήποτε αξίζει να διατηρηθεί για ένα μήνα ή περισσότερο και θέλετε να τοποθετήσετε σε μια καθορισμένη θέση, όπως ένα αρχείο, βιβλιοδεσία ή κουτί/δίσκο
Πέταμα – έγγραφα που δεν περιέχουν προσωπικές πληροφορίες και από τα οποία θέλεις να απαλλαγείς (δες την παρακάτω λίστα για να δεις ποια αντικείμενα πρέπει να κρατήσεις)
Κάνε κομματάκια – Ευαίσθητα έγγραφα που περιέχουν προσωπικές ή οικονομικές πληροφορίες, αλλά που δεν χρειάζεται να κρατήσεις
Τα Αντικείμενα που βρίσκονται στο σωρό της “Πράξης” πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό. Πληρώσε τον λογαριασμό, Καλέσε το άτομο, Απαντήσε στο αίτημα.
Ακαταστασία εγγράφων - Τι να κρατήσεις Τι να πετάξεις
Σημαντικά χαρτιά που πρέπει να φυλάξεις
Δείτε το infographic παρακάτω σε αυτήν την ανάρτηση για μια λίστα με το πόσο καιρό θα διατηρήσετε διάφορα έγγραφα. Μπορείς να κατεβάσεις το γραφικό στο τέλος της ανάρτησης!
Βήμα 2: Τρόπος οργάνωσης
Για τα χαρτιά που τοποθετήθηκαν στο σωρό "Αρχείο", θα χρειαστείς ένα σύστημα για την αποθήκευση τους. Ας μιλήσουμε για το πώς να αποθηκεύσετε και πώς να ταξινομήσετε αυτήν την ομάδα.
Τρόπος αποθήκευσης:
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείς να αποθηκεύσεις έγγραφα. Μερικοί προτιμούν ένα διακοσμητικό κουτί με ετικέτα. Οι παραδοσιακές ντουλάπες αρχείων εξακολουθούν να είναι αγαπημένες για πολλούς ανθρώπους. Επίσης, εάν σου αρέσει η τεχνολογία μπορεί να προτιμήσεις να κάνεις χρήση χωρίς χαρτί και να χρησιμοποιήσεις έναν σαρωτή.
Για ευαίσθητα έγγραφα, μπορεί να θέλετε να τα αποθηκεύσεις σε πυρίμαχο κουτί ή ακόμα και σε θυρίδα ασφαλείας σε τράπεζα.
Κατηγορίες οργάνωσης εγγράφων:
Αφού σκεφτείς πώς θα αποθηκεύσεις τα έγγραφά σου, σκέψου πώς θα τα οργανώσεις. Παρακάτω είναι μια λίστα με κοινές κατηγορίες με τους τύπους εγγράφων που θα βρεις σε καθεμία.
Προσωπικά Μητρώα – Μητρώα ασφάλισης, Πιστοποιητικά γέννησης, Πιστοποιητικά θανάτου, Πιστοποιητικά γάμου, διαζύγια, Δελτία Κοινωνικής Ασφάλισης / Κοινωνικής Ασφάλισης, Στρατιωτικά έγγραφα, δελτία ταυτότητας και διαβατήρια, διαθήκες, εκπαιδευτικά αρχεία, ασφαλιστήρια συμβόλαια ζωής, πληρεξούσιο και απογραφή του χρηματοκιβωτίου σας
Αρχεία οικίας – Δηλώσεις υποθηκών*, αρχεία ασφάλισης, στεγαστικά δάνεια, αποδείξεις οικιακής βελτίωσης, συμβόλαια ακινήτων, εγχειρίδια*, εγγυήσεις + αποδείξεις, επιβεβαιώσεις φόρου ακίνητης περιουσίας,
Αρχεία αυτοκινήτων – τίτλοι, αρχεία συντήρησης, αρχεία διανυθείσας απόστασης,
Χρηματοοικονομικά αρχεία – Αποδείξεις (ειδικά εκπιπτόμενα είδη και φιλανθρωπικές συνεισφορές), Καταθέσεις / Δελτία ATM, Εκκαθαριστικά πιστωτικών καρτών*, Εκκαθαριστικά λογαριασμών, Βιβλίο επιταγών, Αποκόμματα πληρωμής*, Έγγραφα επιχειρήσεων / εισοδήματος, Φορολογικές δηλώσεις*, Φορολογικά έντυπα*, Ιατρικοί λογαριασμοί*, Συμβάσεις, Τεκμηρίωση φορολογικών εκπτώσεων, Αρχεία ακίνητης περιουσίας, Δηλώσεις επενδύσεων*, Αποδείξεις για μεγάλες αγορές, Αρχεία συνταξιοδοτικού προγράμματος / συνταξιοδοτικού προγράμματος*, Πιστοποιητικό καταβάλλει για μετοχές και ομόλογα αποταμίευσης
Ιατρικά αρχεία – Ιατρικές καταστάσεις, λογαριασμούς γιατρού/οδοντίατρου, αρχεία ανοσοποίησης, οικογενειακό ιατρικό ιστορικό, ασφαλιστικές αξιώσεις, ιατρικά αρχεία
* όπου είναι δυνατόν, κρατήστε ηλεκτρονικά αντίγραφα αντί για χαρτί
Είτε χρησιμοποιείς κουτί, κάδο, βιβλιοδεσία , ή αρχειοθέτηση, για να οργανώσεις τα χαρτιά σου, φροντίσε να τα επισημάνεις ώστε να μπορείς να τα εντοπίσεις εύκολα όταν χρειάζεται να ανακτήσεις κάτι ή να αρχειοθετήσεις περισσότερα έγγραφα.
Βήμα 3: Απαλλάξου από την περιττή ακαταστασία εγγράφων (Πέταξε και τεμάχισε)
Σε αυτό το σημείο, έχεις περάσει το πιο δύσκολο κομμάτι. Έχεις ήδη ταξινομήσει όλη την ακαταστασία εγγράφων και έχεις τακτοποιήσει τα πιο σημαντικα έγγραφα σου. ΑΥΤΟ είναι το εύκολο κομμάτι!
Τι χαρτιά να ξεφορτωθώ
Ρίξε μια ματιά σε αυτό το διάγραμμα για πόσο χρόνο χρειάζεται να κρατήσεις συγκεκριμένα έγγραφα. Σημείωση, αυτές είναι γενικές οδηγίες. Εάν αντιμετωπίζεις μια μοναδική κατάσταση, θα πρέπει να επικοινωνήσεις με τον δικηγόρο ή τον λογιστή σου. Κατά γενικό κανόνα, εάν έχεις μια ερώτηση σχετικά με αυτό, είναι καλύτερα να αποθηκεύσεις το έγγραφο και να μην το ξεφορτωθείς.
Εάν δεν έχεις ήδη καταστροφέα, μπορείς να αποκτήσεις έναν με μόλις 30 $ από το Amazon. Εάν έχεις τεράστιο αριθμό εγγράφων, μπορείς να τα μεταφέρεις σε καταστήματα γραφείων να τα τεμαχίσει για εσάς. Τέλος, σε ορισμένες πόλεις, υπάρχουν υπηρεσίες που προσφέρονται μία φορά το μήνα ή κάθε λίγους μήνες όπου μπορείς να πάρεις τα έγγραφά σου και θα τα τεμαχίσουν επί τόπου σε έναν βιομηχανικό καταστροφέα. Εάν έχεις πολλά να τεμαχίσεις, αξίζει τον κόπο να ψάξεις για πόρους στην κοινότητά σου!
Πώς να διατηρήσεις την οργάνωση των εγγράφων
Τώρα που έχεις ξεπεράσει όλη την ακαταστασία, ήρθε η ώρα να δημιουργήσεις έναν εύκολο τρόπο συντήρησης και οργάνωσης σημαντικών χαρτιών. Δες αυτές τις σημαντικές συμβουλές!
Ορίσε ένα μέρος στο σπίτι σου για την αποθήκευση των σημαντικών εγγράφων σου
Καθορίσε μια τακτική ώρα για την αντιμετώπιση των εισερχόμενων εγγράφων
Εφαρμόσε τον κανόνα "μια και τέλος". Αγγίξτε το έγγραφο σου μόνο μία φορά. Κατά τη διάρκεια του καθορισμένου χρόνου, ανοίξε το και ταξινομήστε.
Αρχειοθετήσε αμέσως, πέταξε ή τεμάχισε οτιδήποτε σε αυτούς τους σωρούς. Στη συνέχεια, φροντίσε να αναλάβεις δράση εντός 24 ωρών για οτιδήποτε υπάρχει στο σωρό της πράξης. Αυτό περιλαμβάνει την πληρωμή λογαριασμών, την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων ή την παρακολούθηση αλληλογραφίας.
Τακτική εκκαθάριση – Ξεφορτώσου τα πράγματα όσο περνάει ο καιρός, π.χ. όταν προσθέτεις τα φορολογικά έγγραφα του νέου έτους, τεμάχισε τις επιστροφές από 8 χρόνια πριν, έτσι ώστε να κρατάς μόνο τα πιο πρόσφατα 7 χρόνια.
Επέλεξε ψφιακά όπου είναι δυνατόν. Σαρώσε αποδείξεις ή φορολογικά έγγραφα ή αποκτήσε ηλεκτρονικές εκδόσεις των εγγράφων στο διαδίκτυο αντί να διατηρείς την έντυπη έκδοση.
Το χαρτί γίνεται μαγνητικό και πριν το καταλάβεις, ένας τεράστιος σωρός έλκεται από ένα ή περισσότερα σημεία στο σπίτι. Εάν δεν διαχειρίζεσαι τακτικά την ακαταστασία των εγγράφων σου, μπορεί να γίνει ζούγκλα.